Christine Maurer

Die Expertin für das Hiddenteam
cope OHG
D-64646 Heppenheim

Das Team von Chef und Assistenz ist ein wichtiger Faktor in Lean-Prozessen und nimmt sich selbst wenig Zeit, um die eigene Zusammenarbeit zu reflektieren. Oft wissen beide, was anders sein sollte – doch im Alltag fehlt die Zeit für Absprachen.
Der Informationsfluss ist teilweise mühevoll, Abläufe stocken. Es ist Aufgabe der Assistentin, mit viel Mühe und Aufwand „hinterher“ zu organisieren oder sich fehlende Informationen auf Umwegen zu beschaffen. Beim Vorgesetzten zeigt sich eine latente Unzufriedenheit mit der Zuarbeit und das Gefühl, „da ging noch mehr“. Im Arbeitsalltag finden Chef und Assistenz jedoch kaum Zeit zur Optimierung und es läuft hoppelnd weiter. Damit fehlt das Vorbild-Sein in den Veränderungsprozessen. Der Chef erwartet Standards und optimierte Prozesse – bleibt aber mit seiner Assistentin hinter diesen Erwartungen zurück.

Das ist das Arbeitsfeld von Christine Maurer. Seit 25 Jahren ist sie in der Zielgruppe Chef und Assistenz unterwegs und kennt die Belange und Probleme dieses besonderen Teams in vielen Facetten. Als Coach und Beraterin bringt Christine Maurer beide an einen Tisch und gemeinsam wird das Hiddenteam (Chef + Assistenz) voran gebracht.

Themen sind z. B. Absprachen und Standards für Terminkoordination und Mailbearbeitung, Regelungen für die Vertretung oder Vereinbarungen zum Dokumentenmanagement. Auch Fragen rund um Besprechungsmanagement und Reiseorganisation sind zu klären.

Bewährt hat sich ein mehrstufiges Vorgehen. Zu Beginn werden von Chef und Assistenz getrennt die Ziele und Themen angesprochen. Der Coach arbeitet Gemeinsamkeiten und Unterschiede heraus. Eine Ist-Analyse wird verabredet. Dann geht es in den ersten halbtägigen Workshop. Chef und Assistenz tauschen sich aus, finden sich in ihrem Alltag und lernen die Position des anderen besser kennen. Passend zu den Zielen werden gemeinsam mit dem Coach Themen bearbeitet, Absprachen getroffen und festgehalten. Nun folgt eine erste Umsetzungsphase. Der zweite halbtägige Workshop startet mit dem Rückblick auf die vereinbarten Maßnahmen aus dem ersten Workshop. So wird deutlich, wie nachhaltig das Hiddenteam seine Abläufe optimiert hat und was evtl. noch fehlt. Nun werden die noch offenen Themen bearbeitet, mit Maßnahmen versehen und die Umsetzung geplant. Bei Bedarf gibt es nach einem halben Jahr einen Review zur Sicherung der Nachhaltigkeit.

Wichtig ist dabei, die Veränderungen nachhaltig zu gestalten – ganz im Sinne von Lean.

„Veränderungen im Außen brauchen Nährboden im Innen.“

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