Sieben Gründe für Lean Administration

Im Folgenden werden 7 Gründe erläutert, warum es lohnt, die Aufgabenerledigung von Wissens- und Servicearbeitern/Innen effizienter zu gestalten und sich mit den Denkansätzen sowie Methoden und Werkzeugen von Lean Administration auseinanderzusetzen.

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Die Ausgangslage

„Wissensarbeit produktiv zu machen, ist die große Managementaufgabe dieses Jahrhun­derts“, schrieb Peter Drucker bereits im letzten Jahrhundert. Dass diese Aufgabe noch nicht erledigt ist, zeigen diverse Untersuchungen und Analysen der Situation in Büros. Diese decken regelmäßig ein Optimierungspoten­zial von 20 bis 30% auf. 

Dieses Verbesserungs-Chancen liegen bracht, obwohl immer mehr Unternehmen erkennen, dass Wissensarbeit der entscheidende Wett­bewerbsfaktor in der Weltwirtschaft ist. Und dies trifft ganz besonders für die westliche Welt zu. Innovationskraft und Ideenreichtum sind der Motor der Wirtschaft.

1. Grund: Der Megatrend zur Wissensgesellschaft

Dass wir die Agrargesellschaft hinter uns gelassen haben wissen wir. Durch Outsourcen der Produktion, sei es nach Asien oder auch Osteuropa, wird zudem der Anteil des produzierenden Sektors immer unbedeutender an unserer Wirtschaftsleistung. Auch wenn derzeit die eine oder andere Produktionsaufgabe wieder zurückgeholt wird, so ist der Trend in eine Wissens- und Dienstleistungsgesellschaft in Deutschland nicht mehr umkehrbar.
So gut wie Jeder und Jede muss sich also mit gut organisiertem Arbeiten außerhalb der Produktionshallen auseinandersetzen.

2. Grund: Geänderte Marktsituation

In noch gar nicht so alten Zeiten wurde der Preis kalkuliert, indem man auf die Kosten des Produkts oder der Dienstleitung einen Gewinnzuschlag aufgeschlagen hat, und das war dann der Preis. Das allerdings ist Vergangenheit. Diese Art der Kalkulation hat nur so lange funktioniert, wie die Nachfrage das Angebot überwogen hat, im sog. Verkäufermarkt.
Bis auf ganz wenige Ausnahmen müssen wir heute anders vorgehen. Der Preis ist nämlich durch den Markt vorgegeben. Der wiederum ist durch das Internet so transparent geworden wie noch nie zuvor. Aber nicht nur Transparenz ist das Problem; obendrein trifft harter Wettbewerb heute auf gesättigte Märkte. Eigentlich haben die Verbraucher „alles“. Und deswegen sind die Kunden auch viel wählerischer als früher. Und die Unternehmer müssen den Preis – oft sogar sinkende Preise – hinnehmen, ihre Kosten abziehen und dann schauen, was als Gewinn übrigbleibt.
Je geringer unsere Kosten sind, desto höher wird der Gewinn ausfallen.

3. Grund: Verschwendung von Arbeitszeit

Unterschiedliche Arten von Verschwendung manifestieren sich in der Vergeudung von Arbeitszeit, wie Suchen von Dokumenten, Doppelarbeit, schlecht abgestimmte Schnittstellen, unproduktive Besprechungen usw. Und Zeit ist bekanntlich Geld.
Wir verschwenden also Geld, obwohl es nötig ist, die Kosten zu senken, um im Wettbewerb bestehen zu können.
Verschwendung sehen lernen und beseitigen, hilft Kosten sparen.

4. Grund: Überlastete Mitarbeiter/Innen

Wie eingangs erwähnt, wird bis zu einem Drittel der Arbeitszeit vertan mit der Folge, dass ein hoher Prozentsatz der Beschäftigten nur durch Überstunden oder Arbeiten am Wochenende ihr Arbeitspensum schaffen können. Nicht von ungefähr gibt es immer mehr psychische Erkrankungen in unserer Gesellschaft bis hin zum Burn-Out.
Arbeit aber soll so effizient organisiert sein, dass Beschäftigte ihre Freizeit mit gutem Gewissen genießen können.

5. Grund: Der demografische Wandel

Der mittlerweile allseits bekannte demografische Wandel ist ein weiterer Grund, keine Zeit-  oder Personalressourcen zu verschwenden. Arbeitskräfte fehlen, insbesondere Fachkräfte. Umso mehr muss sorgsam mit deren Einsatz umgegangen werden. Zeitverschwendung zu vermeiden alleine, reicht allerdings zukünftig nicht mehr aus, vielmehr gilt es zusätzlich, übermäßige Fluktuation zu verhindern.
Einerseits muss das Wissen im Unternehmen verbleiben und andererseits sind Einarbeitungszeiten zu reduzieren, um wiederum kostengünstig zu wirtschaften.
„Viele Angestellte in Deutschland halten ihre Chefs für fachlich und charakterlich ungeeignet. Pflegt der Arbeitgeber einen coachenden Führungsstil, sieht es anders aus.“

6. Grund: Anspruchsvolle Kunden

„Das ist Rita“, erzählte uns eine IBM-Anzeige vor einigen Jahren. „Sie züchtet Rosen, trinkt grünen Tee, fährt Cabrio, besucht Museen, besitzt ein Ferienhaus, investiert in Fonds, verwöhnt ihre Nichten, trennt Abfall, jagt Rabatte. Rita ist eine gute Kundin. Und eine harte Nuss.
Sie lehrt erfolgreiche Unternehmen das Fürchten. Denn sie kauft nicht bei Firmen, die

• zu langsam sind,
• ihre Kaufgewohnheiten nicht kennen,
• auf ihre Kosten trödeln,
• keine Anregung annehmen,
• nicht auf ihre Wünsche vorbereitet sind.

Rita ist, wie alle Kunden heute: anspruchsvoll, fordernd, sich ihrer Käufermacht bewusst. Denn Leistungen werden nicht mehr verkauft, sondern gekauft. Nicht mehr das eigene Produkt, der Kunde spielt die Hauptrolle. Er stellt die Anforderungen und die Unternehmen führen sie aus – und zwar zügig! Sonst geht er oder unsere Rita weg, denn sie hat die Auswahl und die Macht und damit das Sagen.
Unternehmen müssen Kunden und ihre Wünsche ernstnehmen, um Kunden für unsere Leistungen zu begeistern.

7. Grund: Der Informationsfluss dominiert den Materialfluss

Der überwiegende Teil der Kundenbeschwerden beruht in der Regel auf Fehlleistungen der nicht-produktiven Bereiche:

• das falsche Produkt geliefert
• Büro nicht erreichbar
• falsch kalkuliert
• Anfrage zu spät beantwortet
• usw.

Der Informationsfluss aber (aus den verwaltenden Bereichen) dominiert den Materialfluss für die Produktionsabteilungen.
Wenn ersterer nicht fehlerfrei ist, klappt auch der Materialfluss und somit die Produktion nicht.
Fehlerfreies Arbeiten sichert perfekte Ergebnisse.

Ergebnis: Wir müssen etwas tun! Lean Administration liefert die Antwort

Die sieben Gründe zeigen auf, dass etwas zu tun ist, auch in den Büro- und Service-Abteilungen in unseren Unternehmen. Lean Administration ist eine richtige Antwort auf diese Herausforderungen. Lean Administration kümmert sich darum, Prozesse zu optimieren nach dem Motto: „Don’t work harder, work smarter“. Es gilt, die Arbeit schnell und störungsfrei durch das Unternehmen fließen, nicht den Einzelnen schneller arbeiten zu lassen.

Kostenreduzierung wird dadurch erreicht, dass Verschwendung als solche erkannt und beseitigt wird. Das führt gleichermaßen zu kürzeren Durchlaufzeiten, mehr Verlässlichkeit und damit mehr Termintreue für die Kunden. Wird ein Fehler entdeckt, wird dieser sofort beseitigt. Auf Grund der gelebten Fehlerkultur in einem Lean-Unternehmen, wird nicht mehr stundenlang nach dem Schuldigen gesucht, sondern der Fehler als Chance wahrgenommen, die Abläufe weiter zu verbessern. Sämtliche Optimierungsschritte werden durch geeignete Methoden nachhaltig gesichert.

Die schnelle Bearbeitungs- und Durchlaufzeit bei geringen Kosten und fehlerfreien Ergebnissen führt dazu, dass die Kunden die Qualitätssteigerung wahrnehmen. Begeisterte Kunden sind loyal und bringen dem Unternehmen Mehrumsatz.

Die Mitarbeiter in einem Lean Unternehmen werden wertschätzend behandelt, ihr Know-how eingebunden und ihr Potenzial genutzt. Teamarbeit ist wichtig. Durch die Eliminierung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten wird Freiraum für kreative Ideen geschaffen, um wichtige Trends aufzuspüren und den Anforderungen der Kunden standzuhalten. Die Erfahrung zeigt, dass diese Faktoren dazu führen, dass die Motivation bei den Beschäftigten steigt und bei zufriedenen Mitarbeitern die Fluktuation sinkt.

Lean Administration hat einen großen Werkzeugkasten mit Tools sowohl für das Selbstmanagement des Einzelnen, wie für optimale Zusammenarbeit im Team, aber auch Methoden, um den Fluss der Arbeit durch das gesamte Unternehmen zu optimieren. Kunden und ihre Anforderungen sind der Ausgangspunkt sämtlicher Verbesserungsaktivitäten. Das Management gibt die Vision, die Strategie und die Ziele, heruntergebrochen auf die einzelnen Einheiten vor. Die direkte Führungskraft gibt weniger Order oder Anweisungen, sondern fühlt sich als Unterstützer ihrer Mitarbeiter/Innen.

Lean Administration als Unternehmenskultur gelebt, sorgt dafür, dass das Unternehmen als lernende Organisation sich im Markt einen Vorsprung verschafft, der von den Wettbewerbern nicht einzuholen ist.

© Urheberrechte / Bildquelle: Training am IWEX (Institut für Wertschöpfungsexzellenz) an der Ruhr-Universität Bochum durch die LMX Business Consulting GmbH

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