Effizientes Controlling mit BI-Systemen

Wie kann Controlling lean sein oder werden?

In Zeiten schlanker und flexibler Produktionssysteme muss sich auch das Controlling anpassen. Weg vom „Kennzahlenermittler“ und „Monatsberichtersteller“ wird der Controller zum Entscheidungsunterstützer des Managements!

Unternehmen haben Ziele! Das Controlling hat die Aufgabe, die Zielerreichung zu messen und über Abweichungen zu berichten. Die Informationen sollen aktuell sein und dem Management helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen einzuleiten.

Oft wird  aber viel Aufwand mit der Ermittlung und Aufbereitung der Daten betrieben. Für Entscheidungen bleibt dann nur wenig Zeit. Manchmal wird direkt mit der Erstellung des nächsten Monatsberichts begonnen, wenn der vorherige gerade erst vorgestellt wurde.

Mit der Einführung eines Business-Intelligence Systems (BI) kann Controlling effizient und schnell werden!

Viel Aufwand mit der Ermittlung und Aufbereitung von Daten

Gestartet sind wir mit Einzelkennzahlen und Excel- sowie Powerpoint Reports. Diese wurden in einem Dateiordner zur Verfügung gestellt und einmal monatlich aktualisiert. Insgesamt gab es 24 Dateien. Dazu kamen noch Auswertetools aus dem ERP-System (bei uns SAP). Die Dateien und Berichte ließen sich leicht aktualisieren und bei Bedarf erweitern. Jedoch ging in der Vielzahl der Einzelberichte die Gesamtübersicht und der Blick auf die Entwicklung des Unternehmens verloren. Es herrschte ein Abteilungsdenken ohne Prozessorientierung. Der Pflegeaufwand der Dateien war hoch und es gab viele redundante Daten. Zudem konnten die verdichteten Daten kaum analysiert werden.

Abhilfe sollte ein Produktionscockpit schaffen, welches mit Excel aufgebaut wurde. Grundlage hierfür war die Balanced Scorecard.  Alle Einzeldateien und Berichte wurden den Themen zugeordnet und  miteinander bewertet. Die Scorecard wurde um  Bereiche, die unsere Geschäftsfelder darstellten, erweitert. Nun konnte, über ein Ampelsystem, die Entwicklung der einzelnen Bereiche, sowie des Gesamtunternehmens dargestellt werden. Da die Dateien untereinander verknüpft wurden, gab es nun keine redundanten Daten mehr. Jedoch machten uns bald Performance-Probleme mit Excel zu schaffen. 18 Dateien wurden miteinander verknüpft, die teilweise mehrere MB-groß waren. Auch war es fast unmöglich ein Nutzerkonzept einzurichten. Nicht jeder sollte schließlich alle verbundenen Dateien einsehen können! Wegen des hohen Pflegeaufwandes wurde auch dieses Cockpit nur einmal im Monat aktualisiert.

Effizienter und schneller mit BI-Systemen

Auf der Suche nach einer weiteren Verbesserungsmöglichkeit bot sich ein Business Intelligence System (BI) an. Natürlich haben wir uns auch die Frage gestellt: Brauchen wir neben dem ERP-System und Excel noch ein weiteres Programm zur Auswertung? Es zeigte sich aber  sehr schnell, dass keins unserer EDV-Systeme alle benötigten Daten bereitstellen und auswerten konnte.

Das können BI-Systeme. Diese Programme konsolidieren Daten aus den verschiedensten Systemen und können riesige Datenmengen im In-Memory Verfahren verwalten. Die Daten können automatisiert ausgelesen und aufbereitet werden. Dann kann man, zur Analyse, Drill-Downs von der Unternehmenskennzahl bis hinunter zum Buchungsbeleg durchführen. Die Bedienung erfolgt intuitiv und die Antwortzeiten sind rasend schnell. Damit können die Programme auch direkt in Besprechungen genutzt werden. Während wir bisher zur Analyse von Daten pro Anfrage oft mehrere Minuten brauchten (durch Auswahl der Transaktion, Selektion der Daten und Programmlauf) vergehen jetzt nur noch wenige Sekunden. Somit können nun auch Entscheidungen für das Einleiten von Maßnahmen direkt getroffen werden.

In der ersten Stufe mit Excel und dem Produktionscockpit war es uns nur möglich Reporte zu erstellen und begrenzt Analysen durchzuführen. Damit konnten nur die Fragen beantwortet werden: was ist passiert und warum ist es passiert? Die Zahlen über die berichtet wurde, waren Vergangenheitsorientiert. Sie entstammten dem letzten Berichtsmonat.

Mit Einführung des BI-Systems verbesserten sich die Analysemöglichkeiten drastisch. Entscheidungen gewannen an Qualität. Durch das schnelle Auslesen und verarbeiten der Daten ergibt sich nun für uns die Möglichkeit das Monitoring einzuführen.  Das Monitoring berichtet darüber was gerade passiert. So kann viel schneller und besser auf Abweichungen reagiert werden.

Neue Ausrichtung im Controlling

Die Aufgaben des Controllings haben sich durch die Nutzung dieser Systeme verändert. Wertete der Controller bisher die Daten aus, erstellte Berichte und Reporte und verschickte diese, unterstützt er nun die Verantwortlichen für die Prozesse. Er stellt ihnen das System zur Verfügung  mit dem sie ihre benötigten Informationen per Klick selbst beschaffen können. Vorgefertigte Reporte, die häufig allein die auftretenden Fragen nicht beantworten konnten, und oft auch nicht gelesen wurden, haben damit ausgedient.

Weg vom Kennzahlenermittler und Monateberichtersteller wird der Controller nun zum Entscheidungsunterstützer des Managements!

Und ein Controlling, welches schnell und aktuell die benötigten Daten liefert, und das ohne großen Aufwand, ist auch lean!

 

Über Klaus Rodehüser 3 Artikel
Klaus Rodehüser ist Prokurist und Leiter Auftragszentrum der Stabau Schulte-Henke GmbH in Meschede. Eine effiziente Administration schaffen, schlank produzieren mit (oder trotz) SAP und mit einem effektiven Controlling berichten und steuern, das sind die Schwerpunkte seiner Aufgabenbereiche.
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