Episode 17: Die kleineren Übel sind meist von längerer Dauer

Franziska Steiner hat nicht erwartet, dass Frank Weissenegger sich wirklich Detail für Detail den Prozess erklären lässt und dann alles sorgfältig dokumentiert. Sie – als Leiterin der Auftrags-bearbeitung – hat ihn vielmehr zunächst für einen typisch amerikanischen Manager gehalten, der erst mal viel redet, wenig zuhört und dann doch nicht zur Sache kommt.
So staunt sie noch immer über die Beschreibung des Auftragsbearbeitungsprozesses, der vor ihr auf dem Schreibtisch liegt: Stimmt doch jetzt einfach alles!

Noch während sie in die Beschreibung vertieft ist, betritt Franz Großmann das Büro, um mit ihr über einen Auftrag zu sprechen: Er kann den Liefertermin nicht einhalten.
Als ihm Franziska Steiner anhand des Prozessfließbildes zeigt, dass er sich wegen des Termins erst einmal mit der Planung zusammensetzen muss, wird dieser sofort ungehalten. Nur weil der  Weissenegger sich diesen Prozess ausgedacht hätte, sollte er sich jetzt so verhalten? Und was für ein Unsinn das denn wäre, denn schließlich hätte der Weissenegger ihm gar nichts zu sagen!
Als Franziska Steiner dann auch noch Großmann ziemlich knapp erklärt, dass dieser Prozess nicht Frank Weisseneggers Erfindung  sondern der normalerweise richtige Ablauf ist, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft, verlässt Großmann wutschnaubend deren Büro.

Im Meeting am nächsten Tag, in welchem der beschriebene Prozessablauf verabschiedet werden soll, macht sich schnell Unmut breit. Denn Franziska Steiner schildert zunächst ihr Erlebnis mit Großmann.
Großmann, für welchen Regelungen, die er nicht selbst aufgestellt hat, bedeutungslos zu sein scheinen… wie auch Prozessbeschreibungen.
Und zusätzlich, da sich hier alle  einig sind, dass der beschriebene Ablauf so richtig, sehr hilfreich und damit notwendig ist.
Wie nötig – auch in einem anderen Zusammenhang – wird deutlich, als sich Alexander Moser nach der Verabschiedung der Prozessbeschreibung mit einer schlechten Nachricht zu Wort meldet:
Zur Vorbereitung auf dieses Meeting hat sich Moser nochmals die Auditergebnisse angeschaut und dabei festgestellt, dass bereits zum 30.06. drei Punkte  **) des Abweichungsberichts hätten erledigt sein müssen:

  • Überarbeitung des Auftragsbearbeitungsprozesses mit fester Machbarkeitsprüfung; Benennung eines Prozessverantwortlichen sowie eines Vertreters
  • Auswertung der Reklamationshistorie, Ableitung geeigneter Schritte und Verbesserung des Ist-Zustands
  • Festlegung einer geeigneten Messmethode zur Bestimmung der Liefertreue und Beginn der Messung

Was soll jetzt geschehen? Und haben das die Verantwortlichen der YOHA Co. Ltd. bereits bemerkt?


Weissenegger nimmt die Information mit und spricht unmittelbar nach dem Meeting mit seinem Schwager Bernd. Als dieser entsetzt und völlig ratlos fragt, was denn hier getan werden kann, unterbreitet Frank Weissenegger Bernd sachlich und ruhig (s)einen Vorschlag: Zunächst sollte gegenüber der YOHA Co. Ltd. mit offenen Karten gespielt werden. Dazu würde er ein Schreiben vorformulieren, worin kurz die Prozessaufnahme des Auftragsbearbeitungsprozesses und das erstellte Fließbild erläutert werden. Gleichzeitig möchte Weissenegger die Nachschulungen der beteiligten Mitarbeiter beschreiben. Als Prozessverantwortliche könnte – so Weisseneggers
Vorschlag – Franziska Steiner benannt werden. Dies alles im Glauben, dass mit dieser Flucht nach vorne ein weiterer Vorschlag akzeptiert wird: Die beiden anderen, noch offenen Punkte auf Ende August zu terminieren.

Krauss Junior liest nochmals Franks Entwurf des Schreibens an die YOHA Co. Ltd, aber auch er sieht keine andere Möglichkeit als die hier aufgeführten Ausführungen. So übernimmt Bernd Krauss letztendlich Franks Entwurf und sendet diesen unverzüglich per E-Mail an die YOHA Co. Ltd.

Wieder beginnt eine Zeit der Ungewissheit. Wie wird YOHA regieren? Werden die begonnenen Bemühungen wahrgenommen und insgesamt positiv gebilligt?
Erneut macht sich Unsicherheit breit, denn nicht zuletzt weiß auch Bernd Krauss nur zu genau, dass hier erneut lediglich auf das „Prinzip Hoffnung“ gesetzt werden kann…

Lean Transformation: Episode 17 – Audioversion


 

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