Griff in die Methodenkiste: Lean Coffee

Offener Austausch einfach und unkompliziert!

Im Alltag beißen wir uns täglich an verschiedensten Themen und Fragen die Zähne aus. Wie hilfreich wäre da einfach mal die Möglichkeit, den Rat und die Unterstützung von Kollegen einzuholen.

Jim Benson (Personal Kanban) und Jeremy Lightsmith wollten genau das befördern. Aber es sollte auch eine schlanke Lösung sein, die mit wenig Aufwand realisierbar ist. Die Idee: eine einfache, leicht umzusetzende und auf das Wesentliche reduzierte Herangehensweise, die den kollegialen Wissensaustausch befördert, ohne durch überbordende Regeln abzulenken. Mit Anleihen bei der Großgruppenmoderationstechnik World Café und in Kombination mit Kanban ist ihnen genau das gelungen. Heraus kam: Lean Coffee.

Was ist Lean Coffee?

Lean Coffee ist eine strukturierte Vorgehensweise, bei der es keine Agenda vorab gibt. Die Themen werden gemeinsam zu Beginn des Treffens festgelegt und gemeinsam priorisiert. Es gibt keine feste Tagesordnung. Jeder bringt an Themen mit, was ihn gerade beschäftigt und für die er die Unterstützung von anderen in Anspruch nehmen möchte.

Die Einladung

Zu einem Lean Coffee wird öffentlich eingeladen, zum Beispiel durch Aushang am Schwarzen Brett. Teilnehmen darf jeder, der interessiert ist. Es gibt keinen abgegrenzten Teilnehmerkreis. Allerdings sollte die Gruppe nicht groß sein.

Ein Lean Coffee findet in der Regel in einem festgelegten zeitlichen Rahmen statt. Beginn und Ende sind fest terminiert. Die meisten Veranstaltungen, die ich besucht habe, setzten die maximale Dauer auf zwei Stunden fest. So bleibt das Ganze überschaubar und planbar. Wie bei jeder „Timebox“ hat auch bei Lean Coffee die zeitliche Begrenzung einen disziplinierenden Effekt auf die Teilnehmer.

Der Ablauf

Wichtig: Ein Lean Coffee ist ein geschützter Raum. D. h. alles was dort besprochen wird, bleibt auch dort. Und jeder kann frei sprechen!

Ausgangspunkt des Lean Coffees ist ein einfaches Kanbanboard mit drei Spalten (Bereit | In Arbeit | Erledigt). Dieses Kanbanboard lässt sich ohne großen Aufwand über ein Flipchart, Whiteboard oder ein einfaches Plakat herstellen.

In einem ersten Schritt werden die Themen gesammelt, die die Teilnehmer mitgebracht haben. Jeder Teilnehmer schreibt seine Themen/Fragestellungen auf eine Karte (Moderationskarte, Post-its u. ä.). Pro Thema wird eine Karte verwendet. Die Teilnehmer stellen ihre Themen/Fragestellungen kurz vor und sie werden dann gesammelt und aufgehängt.

Übrigens: es gibt keine Vorgabe zum Thema. Es darf alles vorgeschlagen werden, was auf dem Herzen liegt und mit den Kollegen andiskutiert werden soll. Das kann eine konkrete Problemstellung sein, die einem bei der täglichen Arbeit ein Hindernis darstellt oder einfach nur eine Idee.

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Gemeinsam werden die Themen priorisiert. Bewährt hat sich dabei, jedem zwei Stimmen zu geben, die er kumulieren darf. Die Stimmabgabe erfolgt durch Markierung mit einem Punkt auf der jeweiligen Karte. Die Karten werden dann in der Reihenfolge der abgegebenen Stimmen sortiert, wobei das höchste bewerte Thema ganz oben steht, das am niedrigsten bewertete Thema bildet den Abschluss.

Jeweils die oberste Karte wird dann in die Spalte „In Arbeit“ verschoben. D. h. dieses Thema wird dann von der Gruppe in einem festgelegten Zeitfenster (Timebox) diskutiert. Idealerweise hilft ein Zeitnehmer, der gut sichtbar für alle einsehbar ist, dabei dass alle den Überblick darüber haben, wie viel Zeit für die Diskussion noch übrig ist und wann diese abgelaufen ist. Da die meisten Smartphones über entsprechende Timer verfügen, braucht es dafür aber keine Extra-Spielerei. Aus der Gruppe sollte jemand die Rolle des „Zeitnehmers“ übernehmen.

Nach Ablauf der Timebox entscheidet die Gruppe gemeinsam per Mehrheitsentscheid, ob die Diskussion weitergeführt wird. Manche greifen für die Abstimmung auf „Daumen hoch“ und „Daumen runter“ zurück. Zeigt die Mehrheit der Daumen nach oben, wird die Diskussion um eine weitere „Timebox“ weitergeführt. Zeigt die Mehrheit der Daumen nach unten, wird die zugehörige Karte auf „Erledigt“ verschoben und die nächste Karte (immer von oben nach unten) von der Spalte „Bereit“ in „In Arbeit“ verschoben. Ein neues Thema steht zur Diskussion bereit.

Dieses Prozedere wird solange wiederholt, bis alle Themen diskutiert worden sind oder das Zeitfenster für den Lean Coffee abgelaufen ist.

Wofür eignet sich ein Lean Coffee?

Lean Coffee ist für kleinere Gruppen geeignet, um den kollegialen Austausch und die kollegiale Beratung zu befördern. Das offene Format erlaubt es jedem, seine Fragestellung einzubringen. Der organisatorische Aufwand ist überschaubar und die Anforderungen an den Moderator minimal. Die konsequente Visualisierung und Anwendung von „Timeboxing“ verleiht der Herangehensweise trotz der themenoffenen Gestaltung eine adäquate Struktur und verhindert ausufernde Diskussionen.

Nicht geeignet ist Lean Coffee allerdings für größere Gruppen und die intensive Bearbeitung konkreter Fragestellungen. Für die intensivere Bearbeitung spezifischer Fragestellungen ist dieser Ansatz nicht geeignet.

Tipp

Einmal monatlich zu einer festen Zeit bietet ein Lean Coffee eine gute Möglichkeit, Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag mit Kollegen anzudiskutieren und so den Austausch zu befördern.

Es gibt auch eine Vielzahl von „öffentlichen“ Lean Coffees. Der Besuch solcher Veranstaltungen erleichtert den branchenübergreifenden Wissensaustausch und gibt Inspiration für die alltägliche Arbeit.

Links:

Lean Coffee – einfach … gemeinsam … erfolgreicher | http://leancoffee.eu/
Lean Coffee | http://leancoffee.org/
Agile Coffee | http://agilecoffee.com/leancoffee/
Agile werden | http://www.agil-werden.de/methoden-fuer-lean-change-lean-coffee/
Lean Coffee – Viel, viel mehr als nur Lean und Coffee… | http://agilequickies.com/aq9-lean-coffee-viel-viel-mehr-als-nur-lean-und-coffee/

Über Thomas Michl 3 Artikel
Thomas Michl ist studierter Verwaltungswissenschaftler (Dipl.-Verw.Wiss.) und Master of Business Administration (MBA). Er war unter anderem in der Energiewirtschaft und bei einer Strategieberatung tätig und arbeitet seit 2008 im öffentlichen Dienst.
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