Strukturen & Prozesse

Die Organisationsstrukturen und Prozesse, die unser Arbeitsleben heute bestimmen, stammen in vielen Fällen aus einer längst vergangenen Zeit. Wie Gary Hamel, einer der US-amerikanischen Vordenker neuer Organisationsformen, es so treffend ausdrückt:
„Wir arbeiten mit Technologien des 21. Jahrhunderts, Managementprozessen des 20. Jahrhunderts und Führungsgrundsätzen des 19. Jahrhunderts“.[1] Prof. Eddie Obeng nennt es Zeitreisen, die wir aller Orten absolvieren.[2] Das sind vor allem Zeitreisen, die uns daran hindern die Zukunft zu gestalten.

Heute verhindern in vielen Unternehmen noch immer lange Entscheidungswege und hierarchische Hürden die schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und den Wettbewerb. Geheimnistuerei statt Transparenz ist oft das Credo. Ganz langsam setzt sich die Erkenntnis durch, dass diese Muster den Anforderungen einer Zeit zunehmender Individualität und Kommunikation nicht mehr genügen. Eine neue Öffentlichkeit deckt heute gnadenlos jede Fehlentscheidung und jedes zu lange Warten auf. Die Digitalisierung hat Öffentlichkeit permanent und Geheimnisse unmöglich gemacht.

Entstanden sind diese Managementmuster vor langer Zeit in der Kirche und im Militär. Die Organisation war einzig auf die oberste Führung ausgerichtet. Dieser galt es zu folgen und zu gehorchen. Die Belange des „mittleren Managements“ und des Fußvolks waren nicht von Interesse.

Wir erkennen diese Organisationsmuster in ihren Grundzügen noch heute in einigen Unternehmen. Das darin enthaltene Menschenbild stößt indes immer mehr auf unseren Widerstand.
Einige Vorreiterunternehmen[1] haben diese Hemmnisse überwunden und gehen neue Wege, um Zusammenarbeit zu organisieren. Wege, die Arbeit interaktiver und selbstbestimmter machen, Digitalisierung nutzen und Erfolg erleichtern. Der gemeinsame Kern aller neuen Ansätze und Konzepte ist die Refokussierung auf den Mensch.

Unsere Organisationen bestehen neben Strukturen und Prozessen immer auch aus uns Menschen. Wir alle gemeinsam prägen und beeinflussen kontinuierlich die Kultur und Wertemuster in und mit denen wir arbeiten. So ist Verantwortungsübernahme, als Beispiel, nicht nur ein menschliches und Führungsthema, sie ist auch in unseren Organisationsstrukturen und -prozessen tief verankert. Über die Zeit haben diese teilweise ein Eigenleben und eine beeindruckende Eigendynamik entwickelt. Wir erkennen das an bürokratischen Auswüchsen, deren eigentliche Zielsetzung niemand in der Organisation mehr nachvollziehen kann.

Wir sind als Konsumenten bereits deutlich anspruchsvoller geworden, was immer leichter fällt, je mehr sich die Märkte von Verkäufermärkten in Käufermärkte entwickeln. Nun kommen wir auch als Mitarbeiter mit den „per order by Mufti“ Vorgaben immer weniger klar. Zumindest innerlich begehren einige von uns auf. Wir nehmen wahr, dass Zusammenarbeit anders gestaltet sein sollte und es spricht sich immer weiter herum, welche Vorteile eine Änderung von Haltung und Verhalten, auch aus unternehmerischer Sicht bietet.
Der alte Deal: Arbeitskraft gegen (Arbeits-)Sicherheit erscheint immer weniger attraktiv, zumal diese Sicherheit im globalen Wettbewerb, auch bei den ganz großen Unternehmen deutlich weniger gegeben ist als vor 20 Jahren. Seit Ronald Reagan Massenentlassungen gesellschaftlich akzeptabel gemacht hat,[2] nutzen gerade große Konzerne dieses Mittel immer wieder im Kampf um einen höheren Shareholder Value. Wir opfern Menschen und Einzelschicksale für bessere Geschäftszahlen.
Im Zweifel stimmen wir als Mitarbeiter dann irgendwann mit den Füßen ab – und gehen.

Stimmt das Gehalt so sind Sinn, Selbstwirksamkeit, Partizipation, Vertrauen und Verbundenheit Gestaltungselemente einer Organisation, die darauf eingerichtet ist mit den Herausforderungen der Zukunft klarzukommen. Bei der Betrachtung der Organisation als Gesamtsystem lohnt es unseren Fokus wieder vermehrt auf Menschen zu richten, ohne dabei Prozesse und Strukturen aus den Augen zu verlieren. Diese sind weiterhin von großer Bedeutung für die Abläufe in einem geregelten Geschäftsbetrieb. Die Wiederherstellung einer ausgeglichenen Balance sollte jedoch das Ziel sein. Welchen Weg eine Organisation dabei beschreitet, ist eine hochgradig individuelle Frage. Es gibt keine Patentrezepte, best practices und kopierbare Muster für einen solchen Wandel.

Als Antwort auf unsere neuen Anforderungen und Perspektiven beim Thema Zusammenarbeit erkennen wir inzwischen einige typische Antwortmuster. Hierarchien flachen ab, Entscheidungswege verkürzen sich. Die gute alte Weisungsbefugnis ist immer mehr Schnee von gestern. Mitarbeiter werden in immer mehr Unternehmen als mündig, vertrauenswürdig und verantwortungsvoll erkannt. Netzwerkorganisationen beginnen die Organisationsnetzwerke abzulösen. Die Vorteile des Prinzips „Seestern“ gegenüber einer Pyramidenhierarchie werden zunehmend deutlicher.[3] Der Trick: Seesterne sind dezentral strukturiert und nutzen diese Fähigkeit auch zur Fortpflanzung. Wenn sie einen Arm verlieren, wächst dieser nach und aus dem Arm kann ebenfalls ein neuer Seestern entstehen.

Ein wichtiges Kernelement von Organisationen ist ihre Fähigkeit Entscheidungen zu treffen und umzusetzen. Früher waren solche Entscheidungen eine Domäne der Führung, denn nur hier war das Wissen verankert, um „die richtige“ Entscheidung zu treffen. Heute ist Wissen dezentral verteilt und verfügbar. Zudem ist oft Wissen gefragt, dessen Inhalt und Wert sich dynamisch verändert. Klassische Entscheidungswege sind damit überfordert und kontraproduktiv. Wir brauchen etwas Neues! Dieses Neue muss geeignet sein, den richtigen Entscheider zu identifizieren und ihn zur Handlung befähigen. Das allein bedeutet schon, dem Wunsch nach einer selbstbestimmteren Arbeit Raum geben zu müssen. Damit verändern sich etablierte Machtstrukturen!
„Mächtig“ ist heute, wer Anerkennung und damit „Reichweite“ besitzt und seine Kompetenz nutzt, um die richtigen Dinge zu tun. Macht hat, wer uns von seiner Sache überzeugen kann, sich unseren Respekt erarbeitet und damit unsere Akzeptanz und unser Ansehen erhält. Daraus entwickelt sich heute Einfluss, wir folgen aus freien Stücken, weil Herz und Hirn angesprochen werden.

Zukünftig erfolgreiche Organisationen berücksichtigen das. Sie besitzen die Offenheit alte Machtstrukturen zu überdenken, Prozesse zu hinterfragen und sich neu zu erfinden.
Selbstorganisation ist das neue „Muster“, das heute schon erfolgreich erprobt ist[4] und in einigen Unternehmen große Erfolge zeigt. Sie fordert einerseits von den Mitwirkenden ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstreflexion und bietet andererseits Raum für dezentrale Strukturen und bewusste, und zugleich schnelle, Entscheidungen. Oft müssen wir uns diese Selbst-Verantwortung erst neu aneignen. Zu lange haben die alten Systeme auf uns eingewirkt und uns geprägt. Mancher von uns durchlebt dabei in späten Jahren seine „Berufspubertät“[5] und lernt mit seiner persönlichen Entscheidungsfreiheit umzugehen, ohne in Selbstüberforderung zu enden.

Selbstorganisation bringt immer mit der Entscheidungshoheit auch Diskussionen und Konfliktstoff in die Organisation. Wir haben in unserer Sozialisierung oft verlernt, Konflikte auf rein sachlicher Ebene auszutragen und auszuhalten. Damit rutscht die Moderation von Konflikten auf die Anforderungsliste „neuer Führung“ ganz weit nach oben.

Eine wohlgestaltete Unternehmensdemokratie ist ein anderer Ansatzpunkt, um Organisationen zukunftssicherer zu gestalten. Doch Demokratie ist nicht gleich Demokratie. Basisdemokratie wäre für die meisten Unternehmen fatal und maximaler Konsens bedeutet zu oft totalen Stillstand. Die möglichen Facetten von Unternehmensdemokratie sind vielfältig. Ob Wahl der Führungskräfte[6], Genossenschaftsstrukturen[7] oder Konsent bzw. „konsultativen Einzelentscheiden“ als Entscheidungsinstrumenten. Sie alle sind mögliche Ausgestaltungen von Unternehmensdemokratie[8].

Soziokratie, die daraus abgeleitete Holacracy[9], Results-Only-Work-Environment (ROWE)[10] oder Employees-First-Customers-Second (EFCS)[11] oder das „kollegial geführte Unternehmen“ sind weitere aktuell diskutierte und propagierte Organisations- und Prozesskonzepte. Doch trotz aller Ansätze und Ideen, am Ende zählt, welche Konzeptkomposition am besten geeignet ist, um in der jeweiligen Organisation aktive Partizipation und die Nutzung aller vorhandenen Kompetenzen zu ermöglichen.

Eine bewusste Reflexion der bestehenden Organisationsformen mit der Offenheit für Weiterentwicklung ist der beste Weg, um unsere Potenziale und Energien besser zu Tage treten zu lassen.

Reflexionsfragen
Individualebene
  • Welche Strukturen und Prozesse unterstützen meine Arbeit? Welche behindern mich?
  • Kenne ich die Hintergründe, aus denen die Prozesse und Strukturen entstanden sind, mit denen ich arbeite?
  • Wie gehe ich mit Prozessen und Strukturen um, die ich für ungeeignet halte?
  • Welche zusätzlichen Prozesse und Strukturen halte ich für sinnvoll und zielführend? Wen muss ich ansprechen, um den Stein ins Rollen zu bringen?
Organisationale Ebene
  • Wie führen wir das Unternehmen?
  • Welche Strukturen und Prozesse unterstützen wirklich unseren Geschäftserfolg, welche sind bürokratische Relikte früherer Problemlösungen?
  • Sind unsere Kernprozesse noch zeitgemäß?
  • Sind unsere Entscheidungsprozesse schnell genug und lassen sie alle Beteiligten mit der entsprechenden Kompetenz zu Wort kommen?

Autor: Guido Bosbach

Anmerkung des Autors: Dieser Text ist ein überarbeiteter Auszug aus dem Buch „ArbeitsVisionen2025“.


[1] Gary Hamel geht zum Beispiel in diesem Vortrag über „the Future of Management“ auf dieses Problem ein. Siehe http://youtu.be/K3-_IY66tpI

[2] Eddie Obend spricht zum Beispiel in diesem Vortrag auf der „Zeitgeist Europe 2013“ über das Phänomen der „Time Traveller“. Siehe http://youtu.be/E9DkuR7NpYI

[1] Eine Auswahl an Beispielen: Attlassian, Buurtzorg, das belgische Sozialministerium, Menlo Innovations, Dark Horse, oose, dm Drogeriemarkt, elbdudler, Haufe umantis, HCL Technologies, Heiligenfeld, hppberlin, it-agile, Morning Star, Patagonia, Premium Cola, SEMCO, Southwest Airlines, Sparda-Bank München, Svenska Handelsbanken, Upstalsboom, Valve, W.L. Gore, Zappos

[2] Ronald Reagan entließ als amerikanischer Präsident am 5. August 1981 11.000 Fluglotsen der amerikanischen Luftaufsicht, um deren Streik zu beenden. 

[3] Siehe http://www.focus.de/finanzen/karriere/management/tid-9771/fuehrung-lernen-von-seesternen_aid_298134.html

[4] Frederic Laloux geht in „Reinventing Organizations“  (ISBN 978-3800649136) sehr detailliert auf Unternehmen ein, die insbesondere Selbstorganisation erfolgreich für ihre Entwicklung genutzt haben.

[5] Als Berufspubertät bezeichne ich das Erlernen und Erfahren neuer Freiheiten, Rechte und Pflichten und die Bereitschaft zur verstärkten Selbstreflexion.

[6] Bei Haufe umantis, einem Softwareunternehmen mit ca. 140 Mitarbeitern innerhalb der Haufe Gruppe, wurden zunächst der CEO und später 27 Führungspositionen durch eine demokratische Wahl der Mitarbeiter ermittelt. Mehr, auch aktuelle Informationen finden sich im Blog von Haufe umantis unter http://vision.haufe.de/blog/

[7] Zum Beispiel hat sich das Hamburger Softwareunternehmen oose im Sommer 2015 in eine Genossenschaft umgewandelt an der alle Mitarbeiter Anteile besitzen. Die Reisegeschichte ist im Blog von oose beschrieben. http://www.oose.de/blogpost/oose-wird-genossenschaft-reisegeschichte/

[8] Eine ausführliche Betrachtung von Unternehmensdemokratie mit einigen in Tiefe analysierten  Beispielen findet sich zum Beispiel im Buch von Andreas Zeuch „Alle Macht für niemand“ (ISBN 978-3867744751)

[9] Holacracy ist ein Konzept das im wesentlichen auf eine verbesserte Steuerung und Entscheidungsfindung in Unternehmen abzielt. Mehr Informationen unter https://de.wikipedia.org/wiki/Holacracy

[10] Results Only Work Environment ist als Personalführungsstrategie entstanden und arbeitet mit einem hohen Maß an Freizügigkeit bei der Arbeitserbringung. Das hat Auswirkungen und setzt klare und messbare Ergebnisse voraus. Das hat direkte und indirekte Auswirkungen auf Kultur und die Führung. Mehr Informationen z.B. unter https://de.wikipedia.org/wiki/Results-Only_Work_Environment oder bei http://gorowe.com

[11] Das indische Unternehmen HCL hat mit diesem Konzept in einer schwierigen Phase den Turn-around geschafft und sich inzwischen zu einem der Marktführer in seiner Branche entwickelt. Mehr Details über das Konzept verrät der „Erfinder“ und damalige CEO Vineet Nayar in einem TEDx Talk https://youtu.be/cCdu67s_C5E

Über Guido Bosbach 11 Artikel
Guido Bosbach ist Diagnostischer Mentor für Unternehmen und Mitbegründer von freiKopfler, einem innovativen Online Think Tank. Bei ZUKUNFTheute unterstützt er Unternehmen dabei, sich selbst besser zu verstehen, die Hemmnisse im Unternehmenssystem zu identifizieren und zu eliminieren und so die Basis für eine optimale und erfolgreichere Zusammenarbeit zu gestalten. Er ist Initiator, Co-Autor und Herausgeber des Buches "ArbeitsVisionen2025" in dem in 50 Interviews mit u.a. Wissenschaftler, Manager, Unternehmer und Mitarbeiter ihre Erwartungen an die Zukunft der Arbeit preisgeben.
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