Zeitmanagement

Sammelsurium oder Planungsmethode?

#leanmagazin

am 03. 02. 2017 in LeanMagazin von Prof. Walter Simon

Wer keine Zeit hat, dem fehlt ein wirksames Zeitmanagement, schreiben Autoren und lehren Trainer. Streß muß nicht sein, wenn man die richtigen Dinge zum richtigen Zeitpunkt erledigt. So werden Sie Herr ihrer Zeit, lehrt ein gewisse John Hoover. Wie man faul bleibt, aber effektiv arbeitet, kann man in einem Buch von Deutschlands größtem Ratgeberverlag, Gräfe und Unzer, mit dem Titel ‚Zeitmanagement für Faule‘ nachlesen (Seul). Zeitoptimierer sind mit dem Bestseller der beiden ‚Simplifizierer‘ Lothar J. Seiwert und Werner Tiki Küstenmacher ‚simplify your time‘ gut bedient.
458 Titel nennt Amazon, wenn man das Stichwort ‚Zeitmanagement‘ eingibt. Diese Reichhaltigkeit kommt an die Schlankheitsliteratur heran. Der Buchmarkt bietet das richtige Zeitmanagement für Lehrer, Anwälte, Ingenieure, Unternehmer, Ärzte und viele andere Berufe.

Bis heute gibt es keinen empirisch belastbaren Nachweis der allgemeinen Wirksamkeit von Zeitmanagement. Was könnte sich als Nachweis eignen: Zeitgewinn, Ordnung im Tagesablauf, das geleistete Arbeitspensum? Mit einfachen Regeln sind Hektik, Streß und Zeitdruck kaum vermeidbar. Man kann sich des Eindrucks nicht erwehren, daß Zeit-Management ein Handel mit der Illusion ist, die Unwägbarkeiten des Tagesablaufes in den Griff zu bekommen.

In den 1980/1990er-Jahren hatte das Thema Zeitmanagement Hochkonjunktur. Es war die Zeit dicker Zeitplanbücher, des PSIONs und diverser Artikel in Managementzeitschriften mit Überschriften wie diesen: ‚Streß ist zu bewältigen‘ oder ‚Nie mehr keine Zeit‘. Nach 2005 wurde das Thema nochmals aktuell. Die exorbitante Beschleunigung in Technik, Wirtschaft und Gesellschaft erforderte Rezepte gegen die Folgen auf Leib und Seele. Es wurde aber nur alter Wein in neuen Schläuchen angeboten. Man fand bis heute keinen Wirkstoff gegen die Zeitkrankheit. Das zeigt sich auch im Begriff ‚Entschleunigung‘, der als Alternative zum Zeitmanagement angeboten wird. ‚Go slow, selbst beim Coffee to go‘, lautete die Empfehlung. Doch die Entschleunigungspille erwies sich als Placebo.

Zeitmanagement – Sammelsurium oder Planung?

Dem, was man als Zeitmanagement bezeichnet, fehlt die saubere Ab- beziehungsweise Begrenzung seines Gegenstandes. Was genau ist Zeitmanagement? Es gibt kein klar definiertes Regelwerk wie man es vom Projekt- oder Qualitätsmanagement her kennt. Die etablierten Sozial- und Wirtschaftswissenschaften ignorieren das Thema. Im Grunde ist Zeitmanagement ein Begriffscontainer, in den jeder Autor oder Personaltrainer das hineinpackt, was er für relevant hält, zumeist das, was er im Angebotsportfolio hat.

Zwei Stützpfeiler tragen die Idee des Zeitmanagements:

Zeitmanagement als Sammelsurium von Zeitspartechniken
Zeitmanagement als Planungsmethode für den Tages-, Wochen- oder Monatsverlauf.
In diesem Zusammenhang bedeutet Zeitmanagement auch, Freiräume für die Familie, Freunde, die Gesundheit oder Hobbies zu schaffen.

Man kann Zeitmanagement als ein Sammelsurium von zeitsparenden Techniken aus verschiedenen Bereichen des Berufsalltags definieren, z.B. Führung (Delegation), Kommunikation (Konferenztechnik), persönliche Arbeitstechniken (Schnell-Lesen), um nur die wichtigsten zu nennen? Manche Autoren und Trainer ordnen die Analyse der persönlichen Zeitsünden, wie Unlust, Aufschieberitis und Unentschlossenheit dem Zeitmanagement zu. Bei diesem Sammelsurium geht es insbesondere um die Ökonomisierung der Zeit, denn „Time is money“ (Benjamin Franklin). Stimmt, denn Zeitgewinne sind Unternehmensgewinne, zumindest solange, bis andere Unternehmen den Zeitvorsprung ausgleichen.

Dieses Sammelsurium von Beschleunigungs- und Optimierungstechniken erweist sich bei genauer Betrachtung als ‚Muster ohne Wert‘. Zeitgewinn durch Schnell-Lesen gilt als widerlegt. Hier sollte man auch den Zeitaufwand für das Üben mit dem Zeitgewinn abwägen. Die Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter setzt voraus, daß diese über Freiräume verfügen. Das ist aber immer weniger der Fall. Die Empfehlung ‚nein‘ zu sagen klingt gut, aber untergräbt den Teamgedanken. Konferenztechnik funktioniert nur dort, wo das Umfeld mitspielt. Der Kommunikationsmüll aus Besprechungszimmern ist trotz Zeitmanagement nicht weniger geworden. Oft ist es der Chef, der respektlos mit der Zeit seiner Mitarbeiter umgeht und so jedwedes Zeitmanagement erschwert.

Der Vorgesetzte ist aber nicht nur Täter, sondern auch Opfer. Führungskräfte leiden so extrem unter Zeitmangel, daß sie kaum noch Zeit für ihre eigentliche Aufgabe haben, Mitarbeiter zu führen. Führen bedeutet, auf Mitarbeiter einzuwirken. Wann und wie soll das geschehen, wenn die Zeit zu Mitarbeitergesprächen fehlt? Daß dem so ist, belegen viele Studien. Untere und mittlere Führungskräfte werden so sehr mit Sachaufgaben überhäuft, daß für die Führungsrolle keine Zeit bleibt. Da hilft auch kein noch so gutgemeintes Zeitmanagement.

Zeitmanagement als Planungsmethode

Der zweite Ansatz geht davon aus, daß es sich beim Zeitmanagement um allgemeine, transsituationale Planungsregeln handelt, z.B. Tagesziele setzen, Leistungsrhythmus beachten, ungestörte Arbeitsblöcke schaffen, Pufferzeiten einplanen. Diese sollen einem Supermarktmanager genauso wie einem Universitätsprofessor helfen, seine Zeitnutzung bewußter zu gestalten und die Arbeitslast streßärmer zu bewältigen. Aber die Last wird nicht weniger. Im Gegenteil, Freiräume könnten genutzt werden, noch dieses oder jenes in den Tagesablauf hineinzupressen.

Trifft der Begriff (Zeit-)Management das, was darunter angeboten wird? Er hat einen anmaßenden Klang. Der Begriff Management im Sinne einer Vorgehenssystematik suggeriert eine Bedeutung, die im Falle simpler Regeln der Tages- oder Wochengestaltung nur sehr schwach gegeben ist. Aber man könnte ihn rudimentär gelten lassen, da beispielsweise die ‚Alpen-Methode‘ ein solches systematisches Vorgehen mit fünf Schritten bezweckt, wobei die Anfangsbuchstaben der jeweiligen Schritte das Wort ‚Alpen‘ ergeben: 1.Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren, 2. Länge (Zeitaufwand) schätzen, 3. Pufferzeiten einplanen, 4. Entscheidungen treffen, 5. Nachkontrolle. Die Alpen-Methode ist ein sehr abgespecktes Management, aber es enthält immerhin die elementarsten Funktionen des Managements, nämlich Übersicht verschaffen, Planung, Entscheidungen und Kontrolle.

Ursprünglich ist Management das methodische Einwirken auf technisch-organisatorisch-ökonomische Sachverhalte. Doch immer mehr wird der Managementbegriff in die Denk- und Verhaltenssphäre der Menschen implementiert. Erich Fromm klagte darüber, daß der Wettbewerbsindividualismus den Menschen dazu zwinge, Marketingcharakter anzunehmen. Ergänzend wird er nunmehr dazu angehalten, Managementpraktiken anzuwenden, insbesondere ein personalisiertes Projektmanagement und ein ebenso persönliches ‚Management by objectives‘.

Alle Achtung vor denen, die ihr ganzes Berufsleben so planen. Ich tat es auch, aber mußte den Plan oftmals ändern. Irgendwann erkannte ich, daß die Ökonomisierung meines Lebens auf Kosten meiner kulturellen Identität ging. Es gibt auch noch ein Leben außerhalb des Unternehmens und des Marktgeschehens.