Und? Was treibt eigentlich Ihr Team?

Die unterschätzte Wirkung von Prozess-Visualisierungen

Was macht eigentlich Scrum in komplexen Projekten so beliebt und erfolgreich?
Ich verrate es Ihnen direkt zum Einstieg:
Es ist die Einbindung aller Beteiligten.
Jeder aktiviert seine persönlichen Kompetenzen und bringt sie gewinnbringend ein. Somit wird Verschwendung verringert.

Alle tun das, was sie am besten können. Das führt zu erstklassigen Ergebnissen.

Die Führungsebene konzentriert sich potenziell auf die strategische Ausrichtung, der Kunde auf sein Business und das Team auf seine Arbeit.

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Damit das im Systemkontext gelingt, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Dies wird oftmals als schwierig beschrieben. Ist es aber nicht.

Die Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte zu schaffen, ist einfach.

Der Fokus darf auf effiziente Kommunikation und Prozessstabilität gelenkt werden. Dabei unterstützen Metriken und Visualisierungen. Der Artikel stellt konstruktive Vorgehensweisen aus Scrum-Projekten vor.

Darüber hinaus lernen Sie eine Möglichkeit kennen, wie ein Prozess bewertet werden kann. Der Artikel zeigt die Verwendung von Burndown-Charts zur Identifikation von Abweichungen. Sie geben Hinweise auf einen instabilen Prozess. Dahinter verstecken sich wesentliche Faktoren, um Kosten zu senken.

Beginnen wir mit dem ersten Schritt.

Wovon spricht ihr Team überhaupt oder worüber sollte es sprechen?

Egal ob Produktvision (Scrum) oder Nordstern (Lean). Alle Beteiligten benötigen eine gemeinsame Vorstellung vom Auftrag. Das ist essentiell zur Steigerung der Wertschöpfung. Aus einem derartigen Meta-Ziel ergeben sich Aufgaben-Prioritäten.

Das übergeordnete Ziel wird alle zwei oder vier Wochen aktualisiert. Darüber hinaus werden die dazugehörigen Aufgaben täglich visualisiert. Ein Beispiel dafür sehen Sie in der Grafik.

Alle Aufgaben werden in einer simplen Form niedergeschrieben, priorisiert und geschätzt. Der Fortschritt wird schließlich täglich vom Team aktualisiert und in der Produktpräsentation mit dem Kunden vorgestellt.

Damit diese Prozessabbildung nützt, sollte sie in einer gewissen Qualität vorliegen und einer Routine folgen. Das ist ein umfangreiches Thema für sich und daher nicht Bestandteil dieses Artikels. *)

Betrachten wir nun den zweiten Abschnitt dieses Artikels: Die Möglichkeit zur Fortschrittskontrolle.

Sie haben sowieso keine Sorge vor hohen Kosten.

Die oben gezeigte Darstellung liefert noch keine Aussage darüber, wie stabil der Prozess läuft. Er zeigt ebenfalls nicht, ob Einflussfaktoren den Erfolg eines Projektes gefährden oder große Abweichungen vorliegen. Dabei sind Instabilitäten die größten Auslöser für hohe Kosten. Denn, was vertraglich versprochen wird, muss geliefert werden. Alles andere schadet, sowohl finanziell als auch dem Ansehen.

Die Einhaltung von Zusagen, also Ihr Commitment ist entscheidend für die Reputation des Unternehmens.

Zur Identifikation von Abweichungen werden in Scrum-Projekten daher sogenannte Burndown-Charts verwendet. Sie werden täglich aktualisiert und zeigen, welche Arbeiten bereits erledigt wurden.

Der Optimalwert wird ebenfalls als Ideallinie eingezeichnet. Somit kann nach einem Sprint bewertet werden, wie erfolgreich und stabil die Arbeit verlief. Das ist die Grundlage für Verbesserungen.

Je nach dem Sprintergebnis wird erkennbar, ob die komplette Arbeit erledigt wurde (zweites Chart) oder noch Restarbeiten offen sind (erstes Chart). Hohe Abweichungen von der Ideallinie deuten auf einen schlechten Prozess hin. Das Ziel zur Senkung der Kosten ist in einem solchen Fall die Stabilisierung. Die dazu notwendige Prozessanalyse bildet ein eigenes Kapitel für sich.

Zusammenfassung

In diesem Beitrag haben Sie hoffentlich einen ersten Eindruck erhalten, wie in Scrum-Projekten die visualisiert wird. Es wurde angedeutet, dass ein gemeinsames Bild die Grundlage für zielgerichtetes Arbeiten ist. Eine geteilte Vorstellung steigert die Beziehungsdichte im Team. Somit gelingen auch komplexe Projekten.

Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit vorgestellt, wie mit dem Artefakt der Burndown-Charts aus Scrum die Stabilität eines Prozesses sichtbar gemacht wird. Instabilität deutet auf Verschwendung hin. Das können beispielsweise nicht verstandene Aufgaben, häufige Änderungen an den Prioritäten oder Schwankungen im Team sein.
Mit dem Prinzip „Inspect & Adapt“ (welches ebenfalls ein Kapitel für sich bildet *) kann hierbei die Effizienz gesteigert werden.

*) Weitere Informationen sowie visualisierte Artikel zu diesem Themenkomplex finden Sie im Blog von Patrick Koglin.

Autor: Patrick Koglin


Bildquelle: Mit freundlicher Genehmigung von Echtes Commitment. Patrick Koglin.

Über Patrick Koglin 2 Artikel
Patrick Koglin war nach Abschluss seines Studiums für angewandte Informatik zunächst im Bereich der Software-Entwicklung tätig. Fasziniert von dem Thema Wertschöpfung setzt sich Patrick Koglin seit nunmehr zehn Jahren damit auseinander, wie Menschen arbeiten, was sie für den Erfolg benötigen und wodurch Kundenzufriedenheit gelingt. Sein persönlicher Auslöser: die Komplexität der Software-Entwicklung. Hohe Dynamik erfordert Umdenken. Mit Fokus auf die agile Entwicklung publiziert der Bachelor of Science seit 2008 Inhalte, hält Vorträge und Trainings. Hinsichtlich seiner Beratertätigkeit versteht er sich als Change Initiator, Agile Coach, Mentor und Unternehmer für agile Organisation.
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Patrick Koglin

 

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Berater, Agile Coach, Mentor
Echtes Commitment.

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